Administrativo

A área administrativa (Painel Administrativo) é responsável por gerenciar as inscrições de novos alunos por meio do site institucional. Além dessa função principal, também desempenha um papel estratégico na integração de sistemas e na organização dos processos internos da instituição.

Entre suas principais responsabilidades, destacam-se:

Envio dos dados dos inscritos para o sistema TOTVS, facilitando o cadastro e reduzindo erros manuais
Gestão de demandas entre funcionários, setores e parceiros por meio da ferramenta de chamados
Administração de solicitações internas e operacionais da instituição
Gestão de usuários do sistema, incluindo funcionários e parceiros institucionais
Geração de relatórios financeiros para parceiros
Controle e gestão de alunos, turmas e vínculos administrativos

Objetivo da Área Administrativa

Garantir facilidade de uso e agilidade nas atividades diárias
Automatizar processos repetitivos e operacionais
Melhorar o fluxo de informações entre setores e colaboradores

Fluxo de Demandas Administrativas

As demandas administrativas seguem um fluxo estruturado para garantir organização, rastreabilidade e eficiência na execução.

1. Entrada da Demanda

Toda solicitação deve conter obrigatoriamente:

Nome do solicitante
Descrição detalhada da necessidade
Setor envolvido
Sistema afetado (quando aplicável)
Data de abertura

2. Classificação da Demanda

As demandas devem ser classificadas conforme os critérios abaixo:

Tipo

Correção: ajustes de erros em cadastros, relatórios ou sistemas
Ajuste: melhorias em processos administrativos existentes
Implementação: criação de novas funcionalidades ou rotinas administrativas

Prioridade

Alta: impacto direto em processos institucionais críticos ou operação diária
Média: impacto moderado nos fluxos internos
Baixa: melhorias ou ajustes sem urgência

Prazo

Curto prazo: até 7 dias
Médio prazo: até 20 dias
Longo prazo: acima de 20 dias

3. Análise Administrativa

Nesta etapa ocorre a validação da demanda:

Alinhamento com o setor responsável
Verificação da necessidade e impacto operacional
Definição da melhor solução
Aprovação da demanda, quando necessário

4. Execução

As demandas seguem o fluxo padrão:

Pendente: aguardando início
Em andamento: em execução
Em validação: aguardando conferência
Concluído: finalizada

5. Validação

Após a execução, a demanda passa por validação:

Conferência com o setor solicitante
Testes no sistema (quando aplicável)
Confirmação de que a necessidade foi atendida

6. Finalização

Ao concluir a demanda, devem ser realizadas as seguintes ações:

Registro da solução aplicada
Atualização de documentação (quando necessário)
Comunicação ao solicitante
Atualização do status para “Concluído”

Regras da Área Administrativa

Prioridades Operacionais

Algumas demandas possuem prioridade elevada por impactarem diretamente o funcionamento da instituição:

Processos de inscrição de alunos
Integração com o TOTVS
Geração de relatórios financeiros
Gestão de usuários e acessos ao sistema

Regra:

Demandas que afetam diretamente esses processos devem ser tratadas com prioridade máxima.

Integridade dos Dados

Para garantir a confiabilidade das informações:

Toda alteração deve ser validada previamente
Deve-se manter histórico das alterações realizadas
Evitar modificações diretas sem registro

Padronização

Seguir os processos administrativos definidos pela instituição
Garantir consistência entre sistemas integrados
Documentar alterações relevantes

Responsabilidades

Cada etapa do processo possui responsáveis definidos:

Solicitante: registra a demanda com informações completas
Setor Responsável: valida a necessidade e o contexto da solicitação
Gestão: define prioridades e aprova demandas quando necessário
Desenvolvedor: implementa a solução
Solicitante/Setor: valida a entrega final